Microsoft Access es un DBMS (sistema de gestión de bases de datos) popular que permite a los usuarios crear y gestionar bases de datos. Ofrece varias funciones y utilidades excelentes para generar informes, que pueden resumir y presentar datos en un formato estructurado. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que necesite convertir el informe de Access a un documento de Word para su posterior edición, distribución o presentación.
En este artículo, exploraremos por qué necesita exportar el informe de Access a un archivo de Word y una guía completa paso a paso sobre cómo hacerlo.
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¿Por qué necesita convertir informes de Access a archivos de Word?
Estas son algunas de las razones por las que necesita exportar los informes de su base de datos de Access a documentos de Word:
- Edición sencilla: los archivos de Word son más fáciles de editar y modificar en comparación con los informes de la base de datos de Access.
- Formato mejorado: Microsoft Word ofrece funciones de formato más avanzadas, como títulos, estilos de texto, presentaciones y diseños.
- Colaboración: lo más probable es que los documentos de Word se utilicen para colaborar y compartir. Permito que otros agreguen comentarios y sugerencias.
- Integración: los archivos de MS Word se pueden integrar fácilmente con otras aplicaciones y herramientas de MS Office.
Lea también: ¿Cómo convertir el informe de Access a un archivo PDF?
Formas de convertir un informe de Access en un documento de Word
Para convertir el informe de Access a Word, puede probar los siguientes métodos:
Cuando cualquier usuario exporta el informe de Access, el asistente exporta los diseños y datos del informe de Access y los guarda en el documento de Word. El asistente se encarga por completo de no realizar ningún cambio en el patrón de formato. Le presentará un documento de Word exportado que se parece al informe de Access.
Forma 1: exportar datos de Access a un documento de Word
Estos son los siguientes pasos para exportar datos de Access a un documento de Word. Si sigue estos pasos, podrá publicar fácilmente el informe de Access como documento de Word.
Incluso después de exportar el informe de Access a Word, es posible realizar modificaciones de formato. Todos los objetos exportados de informes de Access a MS Word están en formato RTF (formato de texto enriquecido).
- Haga una selección para el Informe de Access que desea exportar al documento de Word.
- Ahora, en la ventana de la aplicación Access, vaya a la pestaña “Datos externos“.
- Después de eso entre en el Grupo de Exportación. Toque la opción Más.
- De la lista desplegable de más opciones, elija Word.
- Ahora verá en su pantalla una ventana de Exportación – Archivo RTF que aparece y se abre.
- Presione la opción de exploración para asignar la ubicación donde desea almacenar su documento de Word.
- Toque la opción Aceptar.
- Si no desea guardar el paso de exportación para referencia futura. Luego presione la opción Cerrar presente en la parte inferior de la ventana para guardar exportación.
- Recibirá un mensaje mientras continúa el proceso de exportación del informe de Access a Word.
- Después de finalizar el proceso de exportación. Es hora de ver el documento. Para esto, Access abrirá el documento de Word una vez finalizada la tarea de exportación.
Alternativamente, también puede ir manualmente a la ubicación que asignó en el paso anterior para guardar el documento exportado.
Forma 2: utilice la combinación de correspondencia para enviar datos de Access a Word
Usar la combinación de correspondencia para enviar datos de Access a Word es la mejor manera de mantener sus datos de Access en funcionamiento.
Estos son los pasos completos para realizar una combinación de correspondencia de Word dentro de la aplicación Access:
- Primero, abra la base de datos de Access que tiene las direcciones que desea fusionar con su aplicación Word.
- Si el Panel de navegación no está abierto, presione F11 para abrirlo.
- Elija la consulta o tabla de Access que tiene las direcciones. Pero si estos campos de dirección se extienden a través de varias tablas. Luego, primero haga una consulta de selección simple con todo el campo obligatorio que necesita. Después de eso, use esa consulta para el proceso de fusión.
- Vaya a Datos externos después y luego, en el grupo Exportar, elija la opción Combinar palabras.
- Esto abrirá el cuadro de diálogo del Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.
- Seleccione entre las dos opciones si:
- Quiere vincular sus datos a un documento de Microsoft Word existente.
- O cree un nuevo documento y luego vincule los datos a él.
- Después de elegir cualquiera de las opciones anteriores. Toque el botón Aceptar.
Después de realizar el paso anterior, verá un documento de Word junto con la pestaña Correos del panel de combinación de correspondencia que se abrirá en la pantalla de su PC.
- Puede seguir los pasos del asistente tocando Anterior y Siguiente. Está presente en la sección inferior del panel Combinar correspondencia.
- En el tercer paso del asistente, no es necesario volver a elegir la lista de destinatarios. Como esto ya estaba determinado en Access. Pero si desea consultar la lista final, haga clic en Editar lista de destinatarios. Desde el cuadro abierto de la lista Editar destinatarios, puede eliminar fácilmente destinatarios individuales de la combinación, realizar clasificación, aplicar un filtro a la lista, etc.
- En el cuarto paso del asistente, debes escribir la carta (a menos que estés trabajando con un documento existente).
- En el quinto paso del asistente, utilice los botones Anterior (<<) y Siguiente (>>). Esto mostrará cómo se verán los datos después de fusionarlos o después de imprimir el documento.
- En el paso número 6 del asistente, toque la opción Imprimir y elija las opciones de impresión según su elección.
- Ahora es el momento de guardar y luego cerrar el documento de MS Word.
Lea también: ¿Cómo convertir una base de datos de Access en una aplicación web?
Forma 3: convertir el informe de Access en un documento de Word usando VBA
Otro método que puede probar para exportar el informe de Access a Word es ejecutar VBA (Visual Basic para Aplicaciones) o una macro en el Editor VBA. Pero recuerde que este método requiere más conocimientos técnicos de codificación y sintaxis para realizar su trabajo con éxito.
Para hacerlo, siga atentamente las siguientes instrucciones:
- En primer lugar, abra la base de datos de Access >> presione las teclas ALT + F11 juntas para abrir un editor VBA.
- Luego, vaya a Insertar >> Módulo para escribir un script VBA para exportar los informes de la base de datos.
- Ahora, escriba el siguiente código VBA:
Sub ExportReportToWord()
Dim objWord As Object
Dim objDoc As Object
Dim reportName As String
Dim filePath As String
‘ Set the name of the report
reportName = “YourReportName”
‘ Set the file path
filePath = “C:\Path\To\Your\Document.docx”
‘ Create a new instance of Word
Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)
objWord.Visible = True
‘ Create a new document
Set objDoc = objWord.Documents.Add
‘ Export the report to RTF
DoCmd.OutputTo acOutputReport, reportName, acFormatRTF, filePath
‘ Open the RTF file in Word
objDoc.Content.InsertFile filePath
‘ Save the document as a Word file
objDoc.SaveAs2 filePath, wdFormatDocumentDefault
‘ Close Word
objWord.Quit
‘ Cleanup
Set objDoc = Nothing
Set objWord = Nothing
MsgBox “Report exported to Word successfully.”
End Sub
- Finalmente, ejecute el código para automatizar el proceso de exportación.
¡Y ya está!
Preguntas frecuentes relacionadas:
¿Puedes compartir access en Word?
Sí, la base de datos de Access se puede compartir fácilmente en Word.
¿Cómo doy Access de edición en Word?
Para otorgar Access de edición en Word, debe navegar a Archivo> Información. Seleccione Proteger documento >> Habilitar edición.
¿Cómo transfiero datos de Microsoft Access a Word?
Puede transferir datos desde Microsoft Access a Word utilizando el Asistente de archivos RTF integrado para exportación.
Lea también: Convertir O migrar una base de datos de Access a SQL Server
Línea de fondo
Convertir un informe de Access a un documento de Word permite una mayor flexibilidad en la edición y el formato. Siguiendo los métodos mencionados anteriormente, puede transferir sus datos de Access a Word con éxito. Este proceso es particularmente útil para crear documentos pulidos y de apariencia profesional que se pueden compartir y colaborar fácilmente.
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Pearson Willey
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