Cómo convertir el informe de Access a archivo PDF

Resumen:

Hoy Nuestro tema de discusión es sobre cómo convertir informe de Access a archivo pdf. Además de eso, tendrá una idea de cómo importar / exportar informe de Access a pdf y mucho más …!

Muchos de ustedes deben haber usado MS Access para almacenar parte de su información, pero ¿saben que también pueden agregar archivos a su base de datos de Access? Bueno, MS Access simplifica esta difícil tarea al definir campos de archivos adjuntos especiales que contienen datos complejos. Si está dispuesto a usar el archivo PDF en la base de datos de Access, consulte esta publicación.

Como está escrito específicamente con la perspectiva principal para proporcionarle a todos toda una pizca de información sobre cómo convertir informe de MS Access a un archivo pdf, importar archivos PDF a  base de datos  Access y exportar informe de Access a múltiples archivos pdf.

Cómo importar archivos PDF en base de datos de Access

importar archivos PDF en base de datos de Access

Puede importar archivo pdf en  base de datos de Access simplemente agregándolo desde el campo adjunto. Aprende cómo se hace. Aquí realizaremos esto en dos secciones, para que pueda entenderlo más claramente.

1: Al agregar un campo de archivo adjunto

2: Agregar PDF a la tabla

Paso 1: agregando un campo adjunto

  1. Primero abra su base de datos de MS Access y luego vaya al panel de navegación.
  2. Ahora haga clic derecho en la tabla de Access dentro de la cual necesita agregar su documento PDF.
  3. Toque la opción “Vista de diseño”. Verá que Access mostrará una tabla con el nombre del campo. Desplácese hacia abajo a esta tabla y vaya a una fila en blanco que no tiene nombre de campo.
  4. Mantenga el cursor del mouse en la columna Nombre de campo de esa fila en particular. Luego, asigne un nombre para este campo adjunto. Supongamos que desea mantener el nombre del campo PDF para una fácil identificación y luego escriba PDF allí.
  5. Justo al lado del nombre que ha asignado recientemente, verá que aparecerá un menú desplegable de Tipo de datos. Por lo tanto, en este menú desplegable, elija el tipo de datos “Adjunto”. Luego presione “Ctrl + S” para guardar todos los cambios realizados por usted.

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Paso 2: agregar PDF a la tabla

Después de hacer la tabla en la base de datos, es hora de insertar el documento PDF en la tabla de la base de datos de Access.

  1. Desde la barra de menú de su base de datos de Access, toque la pestaña “Ver”. Luego, toque la “Vista de hoja de datos”. Mantener su tabla en la vista de hoja de datos, lo ayudará a actualizar fácilmente los datos de la tabla.
  2. Ahora ve a esa fila que tiene el registro que deseas actualizar. Supongamos que necesita agregar su documento PDF en la fila 20, luego debe desplazarse a esa fila.
  3. Vaya al campo adjunto que ha agregado en el paso 1. Ahora haga doble toque en ese campo para abrir la ventana de diálogo de Adjuntos.
  4. Presione la opción Agregar y esto abrirá la ventana de Elegir archivo. Desde esta ventana puede elegir su archivo PDF adjunto.
  5. Después de la selección del archivo PDF que desea agregar en su tabla de Access. Toque el botón “Abrir” y luego la opción “Aceptar”.

Verá que su archivo PDF se agrega a la fila de la tabla que ha seleccionado.

Cómo convertir informe de Access a PDF

convertir informe de Access a PDF

Después de aprender a abrir o importar archivos pdf en la base de datos de Access. Es hora de pasar a nuestra siguiente sección, es decir, cómo convertir informe de Access en archivo PDF.

Aquí está el paso para convertir informe de Access en pdf archivo. Sígalo con cuidado:

  • Abra su informe de acceso.
  • Luego, vaya a la barra de menú de la base de datos de Access Ribbon. Aquí toque la pestaña Datos externos y luego, desde el grupo Exportar, elija la opción PDF o XPS.

convertir informe de Access a PDF 1

  • Elija la ruta del archivo o carpeta donde desea guardar su archivo pdf de Access.
  • Luego, toque en Publicar.

convertir informe de Access a PDF 2

  • Al tocar la opción de publicación, se abrirá automáticamente el informe de Access en formato de archivo PDF.

Todo listo…! Ahora puede ver que su informe de Access se ha convertido correctamente al formato de archivo PDF.

¿No es fácil …!

Si necesita realizar esta tarea de forma regular, se vuelve silencioso e irritante realizar este paso manual. En ese momento necesitas una solución simple. Con lo cual, con un solo clic, puede inmediatamente exportar Access informe a archivo PDF.

Entonces, en nuestro próximo paso, aprenderemos cómo exportar el informe de Access a PDF usando VBA.

Cómo Exportar Access informe  a archivo PDF Vía VBA

Exportar Access informe  a archivo PDF Vía VBA

En esta sección de mi publicación, aprenderá cómo diseñar una función VBA que lo ayude a convertir el informe de Access en un archivo PDF con solo un clic del botón.

Ahora no necesita ir siempre a su barra de menú de Access para convertir informe de Access a pdf.

Pasos para realizar una función VBA que guarde el informe de Access en formato de archivo PDF

Exportar Access informe  a archivo PDF Vía VBA

  1. Agregue un botón de comando dentro de su informe

Pruebe el siguiente método si ya tiene un informe de Access. Si no es así, hazlo primero.

Abra la vista de diseño de la base de datos de Access y luego agregue un botón en la sección Encabezado del informe. Tal como se muestra en la figura.

Agregue un botón de comando dentro de su informe

Asigne el nombre de este botón como cmd_exportPDF. Para esto, realice los siguientes pasos:

  1. En la vista de diseño, elija el botón.
  2. Presione el botón ALT + Entrar de su teclado para abrir la Hoja de propiedades.
  3. Ahora toca la pestaña Otro y luego el Nombre
  4. Después de eso, necesita cambiar su valor de Nombre a esto; cmd_exportPDF.

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  1. Agregue código para el botón de comando

Para agregar el código, primero debe agregar un evento On_Click en el botón.

  1. Manteniendo el botón cmd anterior seleccionado, una vez más vaya a la Hoja de propiedades.
  2. Toque el evento
  3. Busque On Click y luego seleccione …
  4. Verá que aparece un menú Elegir generador en su pantalla. Seleccione Code Builder y toque OK
  5. Después de que este VBA Editor se abra en su pantalla.

Solo tienes que copiar el siguiente código.

Recuerde: debe actualizar los valores para el nombre del archivo y la ruta de la carpeta. Puedes ver en la sección de comentarios, cada uno tiene un asterisco (*).

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
Dim value As Boolean
value = False
If Dir(FileFullPath) <> “” Then
value = True
End If
FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()

Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
Dim answer As Integer

fileName = “Member Contact Details” ‘filename for PDF file*
fldrPath = “C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports” ‘folder path where pdf file will be saved *

filePath = fldrPath & “\” & fileName & “.pdf”

‘check if file already exists
If FileExist(filePath) Then
answer = MsgBox(prompt:=”PDF file already exists: ” & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
“Would you like to replace existing file?”, buttons:=vbYesNo, Title:=”Existing PDF File”)
If answer = vbNo Then Exit Sub
End If

On Error GoTo invalidFolderPath
DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath

MsgBox prompt:=”PDF File exported to: ” & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:=”Report Exported as PDF”
Exit Sub

invalidFolderPath:
MsgBox prompt:=”Error: Invalid folder path. Please update code.”, buttons:=vbCritical

End Sub

Estas líneas de código:

  1. Compruebe si el archivo PDF que tiene el mismo nombre de archivo ya está presente en la carpeta especificada.

Si está allí, recibirá un mensaje que le preguntará sobre el reemplazo del archivo antiguo con el nuevo que aparecerá en su pantalla.

En este momento, si selecciona la opción “sí”, su proceso de exportación de PDF de informe de acceso continuará. Si presiona la opción “No”, el proceso de conversión se detendrá.

  1. Suponga que ha ingresado una ruta de carpeta que no existe. En ese momento, recibirá un mensaje sobre la actualización de la ruta de la carpeta especificada en el código. El proceso de exportación del informe de acceso a PDF no continuará hasta ya menos que se haya corregido.
  2. Después de la exportación exitosa del informe de Access, recibirá un mensaje que indica que “su archivo PDF se ha guardado correctamente ahora”.

Ahora es un hora para probar tu botón.

Puntos a recordar al convertir el informe de Access a PDF archivo

convertir el informe de Access a PDF archivo

Consejos:

  • Si está en modo de Diseño de acceso, puede ver cualquiera de sus archivos PDF haciendo doble toque en el campo que tiene el PDF. Luego, toque la opción “Abrir”.
  • Aparece un icono de clip en el campo que tiene archivos adjuntos. También mostrará el número de archivos adjuntos en ese campo en particular.
  • Después de adjuntar el campo en la tabla, es imposible convertirlo a otro tipo de datos. Por lo tanto, elimine ese campo en particular si no lo requiere.

Envolver:

Ahora debe tener suficiente idea sobre cómo usar un archivo PDF con la base de datos de Access. Por lo tanto, realice cualquier operación de conversión, importación y exportación de archivos PDF en su base de datos de Access sin esfuerzo.

Si está encontrando, estos pasos manuales son difíciles y difíciles, entonces puede acercarse para la conversión en línea del archivo de Access a pdf utilizando el convertidor de Access a PDF en línea.

Si mientras tanto realiza estos pasos, desafortunadamente si encuentra algún problema, compártalo con nosotros. Entonces, puedo ayudarte a arreglar eso.

Pearson Willey es escritor de contenido de sitios web y planificador de contenido de formato largo. Además de esto, también es un ávido lector. Por lo tanto, sabe muy bien cómo escribir un contenido atractivo para los lectores. Escribir es como una ventaja creciente para él. Le encanta explorar sus conocimientos on MS Access y compartiendo Tecnología blog.