Cómo usar la regla de validación en MS Access 2016

Microsoft Access permite a su usuario validar la entrada de datos mediante el uso de su potente ‘regla de validación’ para evitar el mensaje de error de entrada de datos. Además de eso, también facilita a los usuarios mostrar mensajes de error en caso de entrada de datos no válida.

Al escribir expresiones simples y fáciles en los campos de validación de Access , el usuario puede organizar las entradas de datos de varios campos y aplicarle reglas de validación.

Si no tiene idea de cómo usar la Regla de Validación en MS Access 2010/2013/2016/2019, ¡ entonces tampoco necesita preocuparse …! Solo revisa esta publicación.

Como esta publicación le describirá la información completa sobre la regla de validación de MS Access, ejemplo, tipos, etc. También explore formas fáciles de crear una regla de validación de campo, registrar una regla de validación, agregar una regla de validación a un control en un formulario, tabla y mucho más … .!

Comprender la regla de validación de MS Access:

La regla de validación de MS Access es una de las mejores opciones para evitar errores de entrada de datos. La regla de validación de datos de acceso en realidad verifica la inserción de datos mediante la aplicación de un conjunto específico de reglas. Si sus datos ingresados ​​no coinciden con los criterios aplicados para ese campo, mostrará un mensaje de error y rechazará sus datos.

La regla de validación de datos funciona muy bien para campos de número, hora / fecha y moneda. Pero también puede hacer una regla de validación para las entradas de texto. Realizar dicha tarea puede ser compleja principalmente si está dispuesto a probar muchas variables de texto.

¿Cuál es la necesidad de usar la regla de validación de MS Access?

La regla de validación de Microsoft Access ayuda a restringir o controlar la entrada del usuario en el campo de la tabla. Uno puede considerarlo como un conjunto de capas que asegura los datos ingresados ​​del usuario de manera adecuada.

MS Access le ofrece varias opciones, tales como tipos de datos, tamaños de campo, propiedades de tabla y máscaras de entrada para validar los datos. De estas, las propiedades de la tabla permiten un tipo de validación de datos muy preciso y exacto.

Una forma es establecer la propiedad requerida en la opción SÍ que obliga a los usuarios a poner valor solo en ese campo en particular.

Otra forma es hacer uso de la propiedad Regla validación que necesita valores específicos y la propiedad Texto de validación para obtener alertas de error fáciles.

Por ejemplo : suponga que está estableciendo una regla como esta > 40 y <100 en la propiedad Regla de validación de acceso. Esto obligará al usuario a insertar valores de 40 a 100

Con todo, la propiedad de Texto de validación de MS Access ayuda al usuario a verificar fácilmente dónde ocurrió el error y cómo solucionarlo. por ej . El texto de validación en esta condición debe ser así: “insertar valores entre 40 y 100”.

Ejemplos de validación de datos

Regla de validación	Descripción
<100	Debe ser inferior a 100.
<= 100	Debe ser menor o igual a 100.
Entre 1 y 10	Debe estar entre 1 y 10.
0 0	No debe ser igual a 0.
<1/1/95	Debe ser una fecha anterior al 1/1/95.
> = Fecha ()	Debe ser la fecha de hoy o más tarde.
<= Fecha ()	Debe ser la fecha de hoy o antes.
“Negocio” o “placer” u “otro”	Debe ser “Negocios” o “Placer” u “Otro”.
Me gusta “??”	Debe tener dos personajes.
Me gusta “####”	Debe tener cuatro números.

Tipos de reglas de validación en Access

Básicamente, hay dos tipos de reglas de validación de Access. vamos a discutir acerca de cada uno de ellos uno por uno:

• Reglas de validación de campo:

Este tipo específico de reglas de validación de acceso está configurado para verificar el valor ingresado en el campo y evita que abandone el campo hasta que se solucione el problema.

Por ejemplo : supongamos que está utilizando un campo de fecha en el que ha establecido> = # 01/01/2010 # criterios en la propiedad Regla de validación de ese campo específico . Ahora debe ingresar las fechas el 1 de enero de 2010 o después.

Principalmente hay dos cuadros que se relacionan con las reglas de validación de campo. Estos son los siguientes:

1. Cuadro de regla de validación

Esta opción se utiliza para especificar los requisitos para los datos insertados dentro del campo.

2. Cuadro de texto de validación

Al usar esta opción, el usuario puede asignar el mensaje de alerta que aparece al usuario. Aparecerá un mensaje emergente cuando los datos violen la regla de validación ingresada por el usuario.

• Reglas de validación de record:

Esta regla de validación de record se usa para controlar datos mientras se guarda un registro.

A diferencia de lo mencionado anteriormente regla de validación de campo, utilizando Reglas de validación de record El usuario puede hace referencia a otros campos presentes en la misma tabla.

En general, las reglas de validación de registros se crean cuando cualquier usuario necesita verificar los valores presentes en un campo con los valores de otro.

Por ejemplo : suponga que necesita enviar un producto en un plazo de 30 días. Si no lo envía en ese período de tiempo, debe reembolsar la parte del precio de costo del producto a los clientes.

En este caso, definirá la regla de validación de registros como esta [ RequiredDate ] < = [ OrderDate ] +30 para asegurarse de que ningún usuario ingrese la fecha de envío demasiado tarde en el futuro.

¿Cómo Para utilizar las reglas de validación En Access?

En esta sección, aprenderemos cómo usar los dos tipos de reglas de validación de acceso mencionados anteriormente, es decir , las reglas de validación de campo y las reglas de validación de registros.

¿Cómo usar las reglas de validación de campo ?

Crear una regla de validación de campo

1. En primer lugar, elija el campo que necesita validar.
2. tocando la opción Campos en la cinta, llegará al nombre del grupo ” Validación de campo”. Desde este grupo, toque la flecha desplegable Validación . Luego, toque la opción Regla de validación de campo .
3. Utilice el generador de expresiones para la creación de reglas.

Desde aquí puede obtener información completa sobre Cómo usar el Generador de expresiones En Access.

Cree una alerta de mensaje para mostrar la entrada de datos no válida en el campo

1. Haga una selección del campo que requiere que se muestre un mensaje para la entrada no válida de datos. El campo ya debe tener una regla de validación previa.
2. ahora desde la pestaña Campos , ingrese al grupo Validación de campo y toque la opción Validación . Luego, toque la opción Mensaje de validación de campo .
3. Ahora ingrese el mensaje más apropiado que desea mostrar. Suponga que si ha asignado una regla de validación como esta ” > 10″ . Entonces la declaración del mensaje debe ser así: “Ingrese cualquier valor por debajo de 10”.

¿Cómo utilizar las reglas de validación de record ?

Crear una regla de validación de record

1. Primero abra la tabla en la que necesita validar los registros.
2. ahora desde la pestaña Campos , ingrese al grupo Validación de campo y toque la opción Validación . Luego, toque la opción Reglas de validación de registros .
3. Al tocar la opción anterior, se abrirá el cuadro de diálogo Generador de expresiones para escribir la regla de validación.

Cree un mensaje para mostrar para la entrada de record que no es válido

1. Abra la tabla de base de datos de Access en la que desea mostrar la alerta de mensaje para ingresar datos no válidos. La tabla debe haber hecho previamente una regla de validación de registro ; si no es así, créelo primero, como se muestra en la sección anterior.
2. tocando la opción Campos en la cinta, llegará al nombre del grupo ” Validación de campo”. Desde este grupo, toque la flecha desplegable Validación . Luego, luego toque Grabar mensaje de validación
3. Ahora es el momento de ingresar el mensaje apropiado. Si en caso de que la regla de validación sea así [ Fecha de inicio ] < [ Fecha de finalización ] , el mensaje debe ser como ” Fecha de inicio debe preceder a Fecha de finalización “.

¿Dónde puede usar las reglas de validación en Access 2016?

El usuario puede definir la regla de validación de Access para controles en formularios y para campos de tabla. Si está definiendo reglas de validación para tablas, esas reglas son aplicables al momento de importar datos. Para agregar reglas de validación en una tabla, simplemente abra la tabla y use los comandos en la pestaña Campos .

Para agregar una regla de validación a un formulario, primero abra su formulario de Acceso en la vista Diseño. Luego, agregue reglas en las propiedades de cada control.

A continuación, en la siguiente sección, aprenderemos cómo agregar una regla de validación a una tabla y también a los controles de los formularios.

¿Cómo Para Añadir regla de validación a una tabla 

Inicie su respectiva aplicación Access 2010/2013/2016. Luego, abra la tabla en la que desea aplicar la regla de validación de Access.

Ahora debe elegir el campo en el que necesita aplicar la validación de campo. Aquí, en la figura mostrada, estamos aplicando la regla de validación de campo en la columna Marcas.

Toque la pestaña Campos presente en la barra de menú. Después de eso, verá un cuadro de validación de campo dentro del cual está presente un menú desplegable de Validación .

En el menú desplegable, elija la opción de regla de validación para escribir la expresión de validación.

Al tocar esa opción, se abrirá el cuadro de diálogo Generador de expresiones . En esto puede escribir expresiones para validar las entradas de campo. 

Aquí estamos considerando la condición de que todo el curso tenga un total de 100 puntos, pero los puntos obtenidos deben ser inferiores a 100.

Sintaxis

[ Nombre_campo ] < Valor_numérico

Entonces ahora escribiremos una expresión simple para validar el campo de marcas tal como se muestra en la figura.

Dentro del elemento de expresión, valores y categorías, hay varias expresiones presentes que puede aplicar fácilmente sobre el campo seleccionado. 

Aquí estamos escribiendo la fórmula,

[Marcas] <100

Toque para aceptar la opción, para aplicarlo con éxito. 

Ahora escribiremos un mensaje que aparecerá para aclarar la condición que se aplicó anteriormente.

Para esto solo necesita ir a la pestaña de campos y desde la opción de validación toque la opción Mensaje de validación de campo .

Ahora escriba un mensaje que desea mostrar, cuando alguien ingrese datos no válidos. Toque la opción Aceptar para continuar.  

Su mensaje de validación ingresado aparecerá cuando se ingresen datos no válidos en la tabla. Por lo tanto, esto evitará que cometa un error de entrada de datos.

¿Cómo Para Añadir regla de validación a un control en un formulario

Bien se puede hacer uso de validación de texto propiedad y Regla de validación propiedad de la control de formulario para añadir regla de validación a cualquier forma o control. En última instancia, esto lo ayudará a validar los datos de entrada a ese control específico y también restringirá al usuario a insertar datos no válidos.

Nota: crear un formulario automáticamente a través de la tabla mediante el uso de los comandos de formulario presentes en la barra de menú de la cinta establecerá la regla de validación para los campos presentes en esa tabla en particular.

Bueno, un control puede tener varias reglas de validación para los campos de la tabla y para el control que está vinculado. Es muy útil si alguien quiere establecer una regla más restrictiva en comparación con la tabla. En primer lugar, debe aplicar la regla del formulario y luego se debe establecer la regla de la tabla. Si la tabla de acceso es muy restrictiva en comparación con el formulario, las reglas definidas para el campo de tabla tendrán prioridad.

Si tanto la regla de forma como la tabla son mutuamente excluyentes, no le permitirán ingresar ningún dato.

Por ejemplo : suponga que está aplicando la siguiente regla en el campo de fecha de la tabla:

<# 01/01/2010 #

Pero después de eso, aplica la misma regla en el control de formulario que está limitado al campo de fecha:

> = # 01/01/2010 #

Ahora el campo de fecha necesita valores antes del año 2010, pero aquí su control de formulario necesita fechas que tengan un año o después del año 2010. Esa es la razón por la que le restringe ingresar datos no válidos.

Conclusión:

Las reglas de validación son una característica silenciosa y útil de Access, ya que restringe las entradas de datos no válidos en sus tablas. Aunque no siempre es posible bloquear cosas que no son válidas.

Utilice esta característica pegadiza de MS Access para agregar una regla de validación en su base de datos de Access y evitar errores de entrada de datos. Si en algún momento encuentra algún problema para aplicar las reglas de validación en Access 2016. Luego comparta su problema con nosotros en nuestra sección de FAQ . Le ayudaremos de inmediato a proporcionar una solución para solucionarlo.