Permisos de usuario de MS Access: cómo administrar los permisos de usuario en una base de datos de Access?

En MS Access, la gestión de permisos de usuario garantiza la seguridad de los datos y una colaboración fluida. Al asignar los permisos adecuados, puede controlar quién ve, edita o elimina datos en su base de datos. Esto ayuda a proteger la información confidencial y evita cambios no autorizados. En este artículo, aprenderá a gestionar los permisos de usuario en bases de datos de Access. Esto le será de gran ayuda para especificar el nivel de permiso asignado a cada usuario de la base de datos de Access.

¿Por qué gestionar los permisos de usuario de MS Access?

Como todos sabemos, los permisos de usuario ayudan a proteger su base de datos crucial del uso indebido accidental o intencionado. Sin embargo, ayudan a mantener la precisión de los datos, proteger los registros confidenciales y garantizar que solo se realicen las acciones autorizadas. Sin los permisos adecuados, sus datos pueden estar en riesgo.

¿Qué permisos puede asignar a cualquier usuario de la base de datos de Access?

Tiene la opción de cambiar manualmente los permisos de objetos y bases de datos para usuarios individuales o cualquier cuenta de grupo del grupo de trabajo. Siempre se recomienda asignar permisos a grupos, no a usuarios específicos, ya que cada usuario recibe el permiso asignado al grupo de trabajo.

Tipos de permisos

Puede asignar a cada usuario 9 tipos de permisos para manejar objetos o datos en la base de datos. La siguiente tabla que se muestra a continuación contiene información detallada sobre 9 tipos de permisos de usuario, aplicables a qué tipo de objetos y qué permiso otorga a los usuarios.

Ahora debe tener suficiente idea sobre qué tipo de permiso de usuario debe asignar para cualquier tarea específica.

Lea también: Access: “No tiene los permisos necesarios para usar el objeto”

¿Cómo administrar los permisos de usuario en una base de datos de Access?

Siga los pasos a continuación para otorgar o administrar permisos de usuario en la base de datos de Access y sus objetos.

• Seleccione Herramientas > Seguridad > Permisos de usuario y grupo. Se abrirá el cuadro de diálogo “Permisos de usuario y grupo“.
• Vaya a la pestaña “Cambiar propietario“. Aquí puede ver quién es el propietario actual de la base de datos y de todos sus objetos. Vaya a la pestaña “Permisos” y revise el nombre del grupo de trabajo o los usuarios de la base de datos a los que se asignaron los permisos. De la lista de nombres de usuarios/grupos que aparece, seleccione el grupo “Administrador“.

• Es hora de explorar los detalles sobre los permisos asignados a varios nombres de grupos y tipos de objetos.
• Elija la entrada de la orden de la lista de nombre de usuario / grupo. Suponga que desea asignar permiso a este grupo y luego siga los siguientes pasos.

• En la lista desplegable de nombres de objetos, seleccione la base de datos. En la sección “Permisos“, seleccione la opción “Abrir/Ejecutar“.
• Pulse “Aplicar“. Todos los usuarios del grupo de entrada de pedidos tendrán permiso para abrir y ejecutar su base de datos.

• Es momento de establecer los permisos para los objetos de tabla del grupo de entrada de pedidos. De igual forma, en la lista desplegable de tipos de objeto, seleccione “tabla“. A continuación, en la lista de nombres de objetos, seleccione todos los nombres de tabla.
• En la sección “Permisos“, seleccione la opción “Insertar y actualizar datos”. De forma predeterminada, las opciones “Leer diseño” y “Leer datos” aparecerán marcadas. Debe desmarcar “Administrar“, “Modificar diseño” y “Eliminar datos“.

• Toque el botón Aplicar .
• Para cerrar el cuadro de diálogo abierto, haga clic en el botón Aceptar .

¿Cómo especificar el nivel de acceso para cada usuario de la base de datos de Access?

Con el asistente de seguridad a nivel de usuario, puede especificar el nivel de acceso para cada usuario de la base de datos.

• Para iniciar el asistente, vaya al menú Herramientas, seleccione la opción Seguridad y, a continuación, haga clic en el Asistente de seguridad a nivel de usuario.
• En la pantalla del asistente, se le preguntará si desea editar el archivo existente o crear uno nuevo.

• Suponga que desea comenzar con uno nuevo, luego elija “Crear nuevo archivo de información de grupo de trabajo” y luego presione Siguiente.

• En la siguiente pantalla abierta, debe ingresar el nombre y el detalle de la empresa. Bueno, este paso es opcional. Aquí también verá una cadena extraña conocida como WID. Es un identificador único que se asigna aleatoriamente y no debe modificarse.

• En la misma pantalla, se le pregunta si necesita aplicar la configuración de seguridad, solo la base de datos que está editando actualmente quiere aplicar el permiso predeterminado a bases de datos completas. Después de hacer su elección, presione la siguiente.

• La siguiente pantalla define el alcance de su configuración de seguridad. Si lo desea, puede excluir tablas, consultas, formularios, informes o macros particulares del esquema de seguridad. Asumiremos que desea proteger toda la base de datos, así que presione el botón Siguiente para continuar.

• En la siguiente pantalla del asistente, deberá especificar los grupos para habilitar la base de datos.
• Al seleccionar cada grupo, podrá comprobar los permisos asignados.
• Ahora debe asignar permisos también al grupo de usuarios predeterminado. En este grupo predeterminado, se listarán todos los usuarios del equipo.
• Si habilita la seguridad a nivel de usuario, probablemente no desee otorgarle ningún derecho. Para ello, seleccione “No, el grupo Usuarios no debe tener ningún permiso“. A continuación, pulse el botón Siguiente.

• En el siguiente paso, deberá crear un nuevo usuario de la base de datos; puede crear tantos como desee. Simplemente haga clic en la opción “Añadir nuevo usuario“. Deberá establecer contraseñas seguras y únicas para cada uno de los usuarios de la base de datos. No cree cuentas compartidas.

No cree cuentas compartidas. Permitir que cada usuario de la base de datos tenga un nombre de cuenta individual aumentará la seguridad y la responsabilidad.

• Luego, desde el cuadro desplegable, debe seleccionar cada usuario y luego asignarlos con uno o más grupos. Este paso ofrecerá a cada usuario permisos de seguridad que se heredan indirectamente de la pertenencia al grupo.
• Por fin, tiene la opción de hacer una copia de seguridad de la base de datos sin cifrar. Esta copia de seguridad ayuda a una fácil recuperación de sus datos si olvida la contraseña por error.

• Es un buen hábito hacer una copia de seguridad, así que guárdela en algún dispositivo de almacenamiento extraíble como un DVD o una unidad flash. Guarde este dispositivo en un lugar seguro.

• Después de la creación de la copia de seguridad, elimine el archivo no cifrado del disco duro para protegerlo de miradas indiscretas.

¿Cómo cambiar los permisos predeterminados ya asignados en MS Access?

Puede cambiar los permisos predeterminados actualizando la base de datos y permitiendo que nuevos usuarios o grupos utilicen la base de datos de cualquier categoría específica. Esto permitirá que otros usuarios vean los datos devueltos por las consultas de acción para ejecutarlas, incluso si no se les permite ver la tabla o la consulta en el asunto.

Esta opción es muy útil para organizaciones con grandes volúmenes de datos en sus equipos.

Por lo tanto, cualquier usuario de una base de datos de Access puede usar este método para administrar y modificar los permisos predeterminados de sus recursos. Todo esto facilitará el acceso a la información cuando sea necesario.

1: En el menú Herramientas, seleccione la pestaña Opciones.

2: Pulse la pestaña Tabla/Consultas.

3: Pulse la opción Ejecutar para seleccionar los permisos que el usuario necesita usar.

Precauciones al asignar permisos predeterminados:

Si un usuario selecciona “Propietario”:

Todos los usuarios tienen los permisos de consulta del propietario para ver o ejecutar una consulta.

• Solo el propietario de la consulta puede guardar los cambios realizados en ella.
• Solo el propietario de la consulta puede cambiar fácilmente los derechos de propiedad de la consulta.

Si un usuario selecciona “Usuarios”:

El permiso otorgado dentro de la clasificación del usuario permite optar por él. Los usuarios con permiso de Administrador pueden guardar y modificar la consulta. Estos tipos de usuarios también tienen la autoridad para cambiar la propiedad.

Lea también: No se pueden leer los registros de acceso; Sin permiso de lectura en “Xxxx”

Opte por la opción recomendada:

Desafortunadamente, si debido a algún problema con la base de datos de Microsoft Access después de actualizar Windows 10, su base de datos de Access se corrompe, para recuperar los datos perdidos de una base de datos de Access dañada, utilice la solución Access Reparación y Recuperación.

* Al hacer clic en el botón Descargar arriba e instalar Stellar Repair for Access (14.8 MB), reconozco que he leído y acepto el Acuerdo de licencia de usuario final y la Política de privacidad de este sitio.

Este software repara de forma muy eficiente los archivos .accdb y .mdb dañados. Con esta herramienta, puede restaurar todos los objetos de su base de datos, como módulos, tablas, macros, registros eliminados, etc.

De hecho, el software trabaja deliberadamente para corregir varios errores de la base de datos de Access.

Preguntas frecuentes relacionadas:

¿Cuántos usuarios pueden usar una base de datos de Access al mismo tiempo?

Es un mito muy persistente que las bases de datos de Access Jet solo admiten 20 usuarios. Sin embargo, investigaciones recientes han descubierto que alrededor de 200 usuarios pueden trabajar simultáneamente en una base de datos Access/Jet.

¿Qué son los roles y permisos de administración de usuarios?

Un conjunto de permisos predefinidos asociados a tareas o responsabilidades específicas. Los roles agrupan a los usuarios según sus funciones laborales, lo que agiliza la gestión de permisos.

¿Cómo se configuran los permisos de usuario en Access?

Para crear permisos de usuario en Access, seleccione la pestaña Usuarios >> y luego Permiso. En la ventana “Configurar permiso de usuario“, introduzca la dirección de correo electrónico del usuario en el cuadro de texto correspondiente. En Permiso, seleccione el botón correspondiente. A continuación, expanda el menú para ver las instrucciones de cada opción.

¿Cuál es el método preferido para administrar permisos?

La política administrada es el método preferido para aplicar y administrar permisos.

¿Cuáles son los tres niveles de usuario?

Los tres tipos principales de niveles de acceso de usuario en un equipo son: Administrador (raíz o superusuario), Usuario invitado y Usuario estándar.

Conclusión

En MS Access, algunos permisos, por defecto, identifican la selección de otros objetos. Supongamos que permite el permiso “Modificar datos” en la tabla; otros permisos, como leer diseño y leer datos, se asignarán automáticamente.

Espero que la información anterior sobre cómo administrar los permisos de usuario en bases de datos de Access le sea útil. Por lo tanto, intente implementar todo esto antes de asignar su base de datos de Access a otra persona.

Al trabajar con bases de datos de Access, siempre debe estar preparado para incidentes como daños y fallos. Una de las mejores maneras de resolver los daños en bases de datos de Access es usar una herramienta potente como la herramienta de reparación y recuperación de bases de datos de Access.

Pearson Willey

Pearson Willey es escritor de contenido de sitios web y planificador de contenido de formato largo. Además de esto, también es un ávido lector. Por lo tanto, sabe muy bien cómo escribir un contenido atractivo para los lectores. Escribir es como una ventaja creciente para él. Le encanta explorar sus conocimientos on MS Access y compartiendo Tecnología blog.